編輯導(dǎo)語：作為一名B端產(chǎn)品經(jīng)理，每天需要做的事情有很多，如何提高自己的任務(wù)管理能力？作者分享了一個(gè)任務(wù)管理工具的實(shí)踐與應(yīng)用，并思考如何將這款工具的價(jià)值最大化。

任務(wù)管理工具是B端產(chǎn)品的重要分類，在組織協(xié)作中承擔(dān)著“路線圖”和“時(shí)間表”的作用。筆者最近負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，是為某投資機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)落地一款任務(wù)管理工具。本文將從任務(wù)管理工具的定義、產(chǎn)品形態(tài)入手，結(jié)合實(shí)踐案例，思考這款工具如何承擔(dān)“效率工具”的作用，以及對組織發(fā)展的更大價(jià)值在哪里。

一、何為“任務(wù)管理工具”1. 定義任務(wù)管理有很多形式。在紙上列下每天要做的事情，可以視為任務(wù)管理工具的MVP形態(tài)。

智能設(shè)備上的軟件和應(yīng)用，則賦予了任務(wù)管理這件事更多的想象空間，比如任務(wù)的可視化管理、時(shí)間提醒、周期任務(wù)以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作等衍生場景。

在調(diào)研了國內(nèi)外競品之后，我將任務(wù)管理工具的常見功能模塊進(jìn)行了梳理：

在此基礎(chǔ)上，可以嘗試為任務(wù)管理工具總結(jié)一個(gè)定義，也框定本文的討論范圍：單個(gè)或多個(gè)用戶，實(shí)現(xiàn)對離散或相同主題待辦事項(xiàng)的創(chuàng)建、跟蹤以及相關(guān)信息記錄的工具。

2. 產(chǎn)品形態(tài)從上一部分可以看出，任務(wù)管理工具的使用場景可以分為“個(gè)人”和“協(xié)作”兩大部分。

其中“協(xié)作場景”又可以分為兩類：個(gè)人任務(wù)通過權(quán)限分享轉(zhuǎn)化成的協(xié)作任務(wù)；項(xiàng)目制的多人協(xié)作。由此可見，“個(gè)人”和“協(xié)作”無法在任務(wù)管理工具中嚴(yán)格拆分。

不同的產(chǎn)品，在場景適配上會(huì)對這兩個(gè)場景各有側(cè)重。比如滴答清單更重“個(gè)人”場景，Teambition則主打團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

但仔細(xì)觀察這些產(chǎn)品，會(huì)發(fā)現(xiàn)他們都具有兼容兩種場景的能力。

當(dāng)前市面上的任務(wù)管理工具，從產(chǎn)品形態(tài)上可以分為兩大類：

（1）傳統(tǒng)的看板式協(xié)作

代表產(chǎn)品：Teambition、Worktile、 Trello、Plan（微軟Teams應(yīng)用）等

這類產(chǎn)品的原型，脫胎于日本精益制造的“看板管理”形式，其核心理念是將任務(wù)以看板的形式展示出來，以可視化的形式實(shí)現(xiàn)協(xié)作中的信息同步，從而提高協(xié)作效率。

（2）多維表格

代表產(chǎn)品：飛書多維表格、Vika等

這類產(chǎn)品形成于“低代碼”趨勢下，將傳統(tǒng)產(chǎn)品中藏于后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫直接展示到前臺(tái)。

信息以更密集、更結(jié)構(gòu)化的形式展示給用戶。

用戶可以直接查看、編輯數(shù)據(jù)；定義判斷條件，替代傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中應(yīng)用的sql語句，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選與查詢；通過賦值公式，實(shí)現(xiàn)不同表格中的數(shù)據(jù)透視與關(guān)聯(lián)。

2. 任務(wù)管理工具提供的價(jià)值（1）解放大腦

這是任務(wù)管理工具最原始、核心的作用。

人們通過工具，將要做的事情記錄下來，并用各種形式進(jìn)行展示和處理，從而為大腦騰出時(shí)間和空間去做需要深加工的議題。

（2）提高效率

個(gè)人場景中，任務(wù)管理工具主要通過對待辦事項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)排序，實(shí)現(xiàn)效率提升。

協(xié)作場景中，任務(wù)管理工具則主要通過優(yōu)化信息同步的方式，實(shí)現(xiàn)效率提升。

（3）信息沉淀

“百度搜索之父”俞軍，曾在其產(chǎn)品方法論中提到：

只有企業(yè)內(nèi)部組織生產(chǎn)的效率由于市場提供同等產(chǎn)品的效率，企業(yè)才可持續(xù)。

企業(yè)積累的共同知識(shí)越多，企業(yè)內(nèi)組織效率就越高。

共同知識(shí)是企業(yè)效率和核心競爭力的本源。

任務(wù)管理工具，在做“路線圖”和“時(shí)間表”的過程中，積累了大量的共同知識(shí)，是見證企業(yè)運(yùn)作的“活化石”，更是積累共同知識(shí)和組織智慧的絕佳渠道。

二、任務(wù)管理工具如何助力組織智慧的沉淀與挖掘筆者最近負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，是為一家投資公司設(shè)計(jì)任務(wù)管理工具。

投資公司的核心工作是信息加工。信息加工的質(zhì)量，決定了其盈利的水平。

因此，投資機(jī)構(gòu)對共同知識(shí)的積累有這樣幾個(gè)特點(diǎn)：

第一，擅長信息加工的天然優(yōu)勢。

作為高密度腦力勞動(dòng)企業(yè)，投資公司的門檻，意味著其組織內(nèi)的分析師、投資經(jīng)理以及法務(wù)、咨詢、PR等專業(yè)團(tuán)隊(duì)，會(huì)產(chǎn)生大量質(zhì)量較高的信息。

第二，信息過載的天然劣勢。

同樣的原因，當(dāng)信息增加的頻率和量超過某個(gè)閾值時(shí)，對管理層、決策者形成信息過載，會(huì)降低企業(yè)運(yùn)行效率。

正如上文所說，任務(wù)管理工具，在做“路線圖”和“時(shí)間表”的過程中，積累了大量的共同知識(shí)，是見證企業(yè)運(yùn)作的“活化石”，更是積累共同知識(shí)和組織智慧的絕佳渠道。

因此，投資公司使用的任務(wù)管理工具，需要根據(jù)上述兩個(gè)特點(diǎn)提供對應(yīng)的方案，從而最大化用戶在使用工具過程中的信息沉淀，實(shí)現(xiàn)共同知識(shí)積累與挖掘。

1. 優(yōu)化信息錄入場景大部分任務(wù)管理工具，以任務(wù)狀態(tài)、優(yōu)先級(jí)、時(shí)間設(shè)置等為重點(diǎn)功能。任務(wù)簡介通常作為表單中的普通字段，未做突出。

針對投資公司的這款產(chǎn)品，則將notes設(shè)為了重點(diǎn)功能。一方面在迭代進(jìn)程中優(yōu)先上線，一方面不斷豐富錄入功能，如富文本、附件、語音等，允許1個(gè)任務(wù)中創(chuàng)建多個(gè)notes，優(yōu)化外源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入的體驗(yàn)。

這樣的設(shè)計(jì)，為各團(tuán)隊(duì)在協(xié)作過程中產(chǎn)生的加工信息，提供了載體。

2. 對抗信息過載隨著功能的使用，信息中很快出現(xiàn)了大量的、長篇的notes。對于管理層、決策層來說，任務(wù)管理工具帶來的效率提升，幾乎被信息過載帶來的跟進(jìn)成本和決策成本沖擊殆盡。針對這個(gè)問題，采取了這樣幾個(gè)優(yōu)化方式：

① 在notes中增加“摘要”功能，要求提交者主動(dòng)將信息進(jìn)行精煉。閱讀者視角，則通過折疊的形式，只展示“摘要部分”，長篇信息作為可選擇的閱讀內(nèi)容。

②提供“訂閱“功能，允許閱讀者決定關(guān)注的任務(wù)范圍，并提供集中查看任務(wù)更新情況的Feeds頁面。同時(shí)，“訂閱”可以設(shè)置等級(jí)，即是否接收notes動(dòng)態(tài)的推送，賦予用戶主動(dòng)把控信息量的能力。

③提供多類型視圖。允許用戶選擇看板/列表視圖，并設(shè)置列表顯示的字段及順序，使用戶將有效信息最大密度地展現(xiàn)在視野范圍內(nèi)。

3. 引流信息沉淀除了在協(xié)作過程中自然產(chǎn)生的信息，針對投資公司設(shè)計(jì)的這款任務(wù)管理工具，有意對信息沉淀進(jìn)行引流，主要有以下幾個(gè)方面：

①擴(kuò)寬信息錄入場景：提供IM、郵箱快捷創(chuàng)建渠道，將使用場景不斷擴(kuò)展，使投資公司的員工將個(gè)人辦公中的任務(wù)管理也從各自的工具中轉(zhuǎn)移進(jìn)來，實(shí)現(xiàn)了信息量的自然積累。

②提供場景轉(zhuǎn)化能力：不同模板之間的任務(wù)可以靈活轉(zhuǎn)換，離散的notes可以關(guān)聯(lián)到某個(gè)任務(wù)，notes可以單獨(dú)賦權(quán)給協(xié)作者之外的組織成員，從而實(shí)現(xiàn)了個(gè)人任務(wù)向協(xié)同任務(wù)的轉(zhuǎn)化，封閉notes向公開notes 的轉(zhuǎn)化。

一方面，更多的信息加工者被納入，進(jìn)一步擴(kuò)大信息量；另一方面，任務(wù)中的信息轉(zhuǎn)化為組織知識(shí)，為長期積累提供了可能性。

4. 優(yōu)化信息挖掘體驗(yàn)前三點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了信息量的原始積累。在此基礎(chǔ)上，需要優(yōu)化信息挖掘體驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)信息的時(shí)間價(jià)值，使其轉(zhuǎn)化為組織智慧。

討論到這里，可以發(fā)現(xiàn)，任務(wù)管理工具的直觀形態(tài)，從平面的“路線圖”“時(shí)間表”，演化成了立體的“藏經(jīng)閣”。

一個(gè)好的藏經(jīng)閣有這樣幾個(gè)特性：數(shù)據(jù)多且全；數(shù)據(jù)檢索便利（要求數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化存放并建立索引）；數(shù)據(jù)安全。

第一點(diǎn)我們已經(jīng)找到了方法，第三點(diǎn)是技術(shù)同學(xué)負(fù)責(zé)的范疇。所以針對第二點(diǎn)，可以做一些優(yōu)化：

①搜索功能的強(qiáng)化：提供不同級(jí)別（全局、看板、任務(wù)），不同維度（任務(wù)、notes、附件）、不同視角（對搜索結(jié)果進(jìn)行篩選）的搜索功能，使“鉤沉”更容易。

②提供任務(wù)關(guān)聯(lián)功能：通過子任務(wù)、引用任務(wù)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)對某個(gè)行業(yè)、賽道、企業(yè)的多維度觀察，包括橫向觀察，和工具啟用多年后的縱向觀察。

③優(yōu)化任務(wù)展示形式：提供自定義視圖功能；在泳道、表格基礎(chǔ)上提供二級(jí)分組功能等。

三、總結(jié)本文對任務(wù)管理工具的定義、產(chǎn)品形態(tài)、作用進(jìn)行了介紹，并以投資機(jī)構(gòu)這類信息密集型組織為例，就如何通過任務(wù)管理工具實(shí)現(xiàn)公共知識(shí)的沉淀和使用進(jìn)行了闡述。討論內(nèi)容還比較粗淺，筆者也會(huì)在實(shí)踐中繼續(xù)對這個(gè)問題進(jìn)行思考。

本文由 @大可可可 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議